O prazo para entrega da declaração de imposto de renda 2022 começa só no dia 7 de março, mas quem atua como Microempreendedor Individual (MEI) ou autônomo talvez já esteja se preparando, na ansiedade. Como geralmente não contam com a ajuda de um contador, esses profissionais podem ter muitas dúvidas na hora de declarar como pessoa física. Nesta matéria, explicamos passo a passo como declarar imposto de renda como MEI ou autônomo.

Como declarar imposto de renda como MEI

Em primeiro lugar, é preciso entender que a declaração de imposto de renda da pessoa física ocorre de forma separada da declaração da empresa MEI.

A declaração de imposto de renda da pessoa jurídica (Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual, também conhecida como Declaração Anual de Faturamento) deve ser entregue até 31 de maio pelo Portal do Simples Nacional e não tem qualquer relação como a declaração de imposto de renda 2022 da pessoa física à qual pertence o MEI.

Só podem ser enquadradas na categoria MEI as empresas com faturamento de até R$ 81 mil por ano ou R$ 6.750 por mês, e uma das principais funções da declaração de imposto de renda da pessoa jurídica é verificar se o faturamento da empresa ficou dentro deste limite no ano anterior. Caso tenha ultrapassado o teto, a pessoa jurídica passa a ser enquadrada na categoria microempresa.

Já a pessoa física dona do MEI precisa avaliar se ela precisa entregar a declaração do imposto de renda 2022, segundo regras de obrigatoriedade, como ter recebido, em 2021, rendimentos tributáveis maiores que R$ 28.559,70 ou rendimentos isentos de mais de R$ 40 mil.

Se for obrigada a declarar, a pessoa física dona de um MEI deve primeiro informar a empresa na ficha de Bens e Direitos, categoria “Participações Societárias”, código 32 – Quotas ou quinhões de capital, pelo valor de capital social que ela mesma tiver aportado na empresa. Deve informar ainda o CNPJ e a razão social, bem como esclarecer que se trata de um MEI.

Deve informar, ainda, os ganhos recebidos da empresa na sua declaração de imposto de renda 2022 como pessoa física. A parcela isenta dos ganhos deverá ser declarada na ficha de Rendimentos Isentos e não Tributáveis. Já a parcela tributada deverá constar na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica.

Como fazer as contas
Para saber quais são os rendimentos isentos e os rendimentos tributáveis do MEI, você deve fazer o seguinte cálculo:

1. Some todo o faturamento obtido pelo MEI durante o ano de 2021, entre 1º de janeiro e 31 de dezembro. Suponha que esta soma tenha dado R$ 70 mil.
2. A parcela isenta corresponde a 8% da receita bruta do ano no caso de MEI que atue em comércio, indústria e transporte de carga; 16% da receita bruta caso atue com transporte de passageiros; e 32% se atuar no setor de serviços. No exemplo fictício, seria uma isenção de R$ 5.600 no primeiro caso, R$ 11.200 no segundo caso e R$ 22.400 no terceiro caso.
3. Informe o valor isento na ficha de Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, código 13 – “Rendimento de sócio ou titular de microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, exceto pro labore, aluguéis e serviços prestados”. Pronto, a parte de rendimentos isentos já foi resolvida.
4. Agora vamos tratar dos rendimentos tributáveis. Para isso, pegue o valor total do faturamento e subtraia a parcela isenta. No exemplo que estamos usando, seria R$ 64.400 para a empresa de comércio, indústria e transporte de carga (R$ 70 mil menos R$ 5.600); R$ 58.800 para MEI de transporte de passageiros (R$ 70 mil menos R$ 11.200); e, para a empresa de serviços, a parcela tributável seria de R$ 47.600 (R$ 70 mil menos R$ 22.400).
5. Some todas as despesas que você teve durante o ano, relacionadas à atividade da sua empresa. Por exemplo, conta de água, luz, telefone, aluguel ou compra de mercadorias. Você deve ter as notas fiscais para comprovar todas elas.
6. Subtraia as despesas do montante do valor tributável, e você chegará ao valor a ser declarado na ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica. Inclua o CNPJ e o nome do seu MEI neste campo.

Suponha que você tenha tido R$ 15 mil em despesas durante o ano. Pelo nosso exemplo, você teria que declarar R$ 49.400 (R$ 64.400 menos R$ 15 mil) como rendimento tributável se tivesse uma empresa de comércio, indústria ou transporte de carga.

Se atuasse com transporte de passageiros, os rendimentos tributáveis seriam de R$ 43.800 (R$ 58.800 menos R$ 15 mil). E se atuasse no setor de serviços, teria que declarar como rendimento tributável o montante de R$ 32.600 (R$ 47.600 menos R$ 15 mil).

Se você tiver um contador (é opcional), você pode pedir para ele fazer esta conta para você.

Como declarar o imposto de renda 2022 como autônomo

Quem é profissional autônomo, ou seja, presta serviço como pessoa física, também deve tomar alguns cuidados na hora de declarar o imposto de renda.

Se este é o seu caso e você prestou serviços para empresas, cada um dos seus clientes deve te entregar um informe de rendimentos. Neste documento, a empresa vai informar quanto você recebeu de rendimentos de Pessoa Jurídica, assim como qual foi o valor de imposto de renda retido na hora do pagamento.

Se você atendeu dez empresas em 2021, por exemplo, terá dez informes de rendimentos diferentes. Caso algum cliente não tenha entregado este documento, você deve solicitá-lo.

Com estes documentos em mãos, vá até a ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica e preencha os dados de acordo com cada informe.

Inclua o nome e o CNPJ da fonte pagadora, o valor dos rendimentos recebidos e o imposto retido na fonte. Se houver, preencha também a contribuição previdenciária oficial, 13º salário e IRRF sobre 13º salário.

Autônomo que trabalhou para pessoa física

Os profissionais autônomos que prestaram serviços para outras pessoas físicas em 2021 devem fazer um procedimento diferente na hora de declarar o imposto de renda. É preciso ter recolhido o imposto de renda sobre os rendimentos recebidos dos clientes pessoas físicas até o último dia útil do mês seguinte ao do pagamento.

A apuração do imposto devido, pela tabela progressiva, e a geração de DARF para pagamento devem ser feitos pelo programa Carnê-Leão do ano em que o rendimento foi recebido. Desde 2021, o Carnê-Leão passou a ficar disponível apenas online, dentro do serviço Meu Imposto de Renda, no e-CAC.

Quem perde o prazo de recolhimento do IR sobre esses rendimentos precisa pagar multa e juros de mora. O DARF com os encargos pode ser gerado pelo Sicalc, programa da Receita Federal, sob o código 0190, o mesmo do Carnê-Leão.

Livro-Caixa

O profissional autônomo pode manter um livro-caixa para lançar as despesas de custeio indispensáveis à obtenção da sua receita e/ou manutenção da sua fonte produtora. É o caso do aluguel do seu espaço de trabalho (consultório ou escritório, por exemplo), bem como das contas de água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo no seu local de trabalho.

As despesas lançadas em livro-caixa são dedutíveis da base de cálculo do IR, desde que seja possível comprová-las mediante recibos ou notas fiscais.

Na declaração, elas devem ser informadas, mês a mês, na coluna Livro-Caixa da ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior, ainda que o autônomo não tenha obtido rendimentos de pessoa física no ano passado.

Quem de fato recebeu de pessoa física em 2021 e precisou usar o Carnê-Leão teve a chance de já ir lançando no programa, a longo do ano, as despesas do livro-caixa, na ficha Livro-Caixa – Escrituração.

Ali é possível lançar tanto os rendimentos recebidos de pessoa física quanto as despesas dedutíveis e não dedutíveis, na forma de entradas e saídas de receita. Na hora de apurar o IR mensal, o próprio Carnê-Leão já deduz as despesas de livro-caixa. E, na hora de declarar, basta transportar esses dados para o programa gerador da declaração.

O limite das deduções de livro-caixa é o valor da receita mensal do profissional. Se em algum mês as despesas superarem as receitas, é possível somar o excesso às despesas dos meses subsequentes até dezembro. No entanto, se as despesas de dezembro ultrapassarem as receitas do mês, o excesso não deve ser informado, nem levado para janeiro do ano seguinte.

Quais despesas podem ser lançadas no livro-caixa?

Entram no livro-caixa, por exemplo, gastos com material de escritório, produtos para conservação e limpeza do local de trabalho e até mesmo as benfeitorias feitas no ambiente profissional pelas quais o autônomo, quando locatário, não será reembolsado pelo proprietário – por exemplo, uma reforma no escritório.

Também é possível lançar despesas com palestras, congressos, seminários e publicações necessárias à atualização profissional, além de gastos com roupas especiais, propaganda da atividade profissional e pagamentos feitos a terceiros, desde que essenciais à geração de receita e manutenção da fonte produtora.

Por exemplo, uma secretária com vínculo empregatício ou mesmo um profissional que não tenha vínculo, mas cujo trabalho seja essencial para o cumprimento dos prazos do serviço prestado pelo autônomo.

Quem trabalha de casa pode lançar no livro-caixa um quinto das suas despesas residenciais, como aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular e taxa de condomínio. Gastos com reparos, conservação e recuperação do imóvel, quando próprio, ficam de fora.

Entre os gastos que não entram no livro-caixa estão transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, ainda que para exercício profissional. O único profissional que pode incluir essas despesas é o representante comercial autônomo.

A compra de bens só entra no livro-caixa se forem bens de consumo, como material de escritório ou limpeza. Bens duráveis, ainda que necessários ao trabalho, como a instalação de um consultório de dentista ou a instalação de máquinas e móveis, também ficam de fora.

Mais detalhes sobre o livro-caixa você encontra no Perguntão da Receita Federal.